School-Manager Dokumentation

 

Anmeldung-Administration-Konfiguration Dokumentation

Anmeldung aus Benutzersicht

Benutzer geben Daten ein

Benutzer korrigieren ihre Daten

Administration

Benutzerdaten auswählen

Benutzerdaten löschen

Benutzerdaten ändern

Daten exportieren/herunterladen

Datenimport

Schnittstelle zum Schulverwaltungsprogramm

Datenpflege mit Regulären Ausdrücken

Betriebstabelle / Hintergrunddaten

Konfiguration

Standardformulare

Standardformulare hinzufügen

Standardformulare auf den aktuellen Stand (zurück-)setzen

Standardformulare für die Herkunftsschule und den mitgebrachten Schulabschluss

Organisatorische Aspekte

Passwortschutz des Administrations- und Konfigurationsbereichs (Login)

Möglichkeiten der Ablauforganisation

Anmeldeverfahren auf Ihre Website einbinden

Schutz vor Phantasie-Anmeldungen

Passwortabfrage für die Datenänderung durch Benutzer

Automatische Email-Bestätigung

Allgemeine Einstellungen

Deaktivierung der Anmeldung und Wirksamkeit von Konfigurationsänderungen

Das Datenblatt gestalten

Unterschriftzeile auf dem Datenblatt

Titel des Datenblatts

Erste Zeile

Zeilenhöhe des Datenblatts

Hinweistext auf dem Anmeldebogen einfügen

Felder für das Datenblatt bestimmen

Pop-up Meldung bei der Anzeige des Datenblatts

Felderbeschriftung auf dem Datenblatt

Überschriften für Gruppierungen auf dem Datenblatt

Formulare konfigurieren

Formulare zur Konfiguration auswählen

Formulare einfügen

Formular-Reihenfolge festlegen

Sichtbarkeit von Formularen einschränken

Formulare löschen

Cookies für Formulare aktivieren

Datenfeld in ein Formular einfügen

Beschriftung einfügen

Feld in ein anderes Formular verschieben

Felder konfigurieren

Felder einfügen

Felder-Reihenfolge festlegen

Feldbeschriftung

Standardwerte und Exportfeld-Eigenschaft

Pflichtfeld-Eigenschaft

Feldtypen

Feld-Sichtbarkeit

Gültigkeitsprüfung von Benutzereingaben

Feldbreite und Ausrichtung der Beschriftung

Cookies für Felder verwenden

In Auswahlfeldern mit Schlüsselwerten auch die Textwerte speichern

Auswahlfelder durch andere Auswahlfelder steuern

Feldnamen nachträglich ändern

Auswahl von Auswahlfeldern bearbeiten

Option hinzufügen

Option bearbeiten oder verschieben

Option löschen

Optionen exportieren

Optionen bearbeiten und importieren

Anmeldung aus Benutzersicht

Benutzer geben Daten ein

Benutzer müssen zur Anmeldung zunächst den gewünschten Bildungsgang, Nachname, Vorname und Geburtsdatum eingeben. Für die eindeutige Identifizierung des Benutzers wird der Nachname, der Vorname und das Geburtsdatum verwendet. Der Bildungsgang kann im Nachhinein geändert werden, ohne dass ein neuer Schülerdatensatz angelegt wird. (siehe Benutzer korrigieren Daten)

Mit der Schaltfläche "Anmeldung beginnen" und "Weiter" gelangt der Nutzer von einem Anmeldeformular zu nächsten. Durch die Wahl des Bildungsganges wird gesteuert, welche Formulare dem Benutzer zur Eingabe angezeigt werden. (siehe "Formulare nur für bestimmte Bildungsgänge anzeigen")

Bevor der Benutzer zum nächsten Eingabeformular gelangt, prüft das Programm, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind und ob die Eingaben den Gültigkeitsbedingungen entstrechen, die Sie festgelegt haben.

Nach dem Ausfüllen des letzten Formulars wird ein Datenblatt ausgedruckt, das die Daten in der Form aufführt, die Sie festgelegt haben. (siehe Datenblatt gestalten)

Dieses Datenblatt ist in der Regel die Grundlage für eine schriftliche Anmeldung per Fax, Post oder persönliche Abgabe. Den Ablauf bestimmen Sie mit entsprechenden Hinweisen.

Benutzer korrigieren ihre Daten

Benutzer können Ihre Daten korrigieren, wenn ihnen ein Fehler auffällt. Sie können den Zugriff auf die Datenänderung steuern. (siehe Passwortabfrage)

Administration

Benutzerdaten auswählen

Bei der Datenauswahl haben Sie folgenden Wahlmöglichkeiten:

• Ansichten: Neben der Standardansicht kann man andere Ansichten definieren, so dass in der Datenübersicht die gewünschten Felder angezeigt werden. Klicken Sie auf "Ansichten bearbeiten". Wenn Sie zu einer Ansicht auch Suchkriterien und eine Sortierung speichern wollen, wählen Sie diese aus, bevor Sie den Link "Ansichten bearbeiten" benutzen. Im Fenster, in welchem Sie eine Ansicht editieren, können Sie eine Checkbox aktivieren, damit die Suchkriterien und Sortierung zur Ansicht gepeichert werden. Die gespeicherten Kriterien werden bei der Datenauswahl nur angewendet, wenn keine individuellen Kriterien gewählt wurden.
• Sortierung: Sie haben die Möglichkeit, zwei Felder anzugeben, nach denen die Daten sortiert werden sollen. Mit Optionsschaltflächen wählen Sie aus, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll. Wenn Sie keine Sortierung festlegen, wird ggf. die für die Ansicht gespeicherte Sortierung benutzt.
• Editierbares Feld: Wählen Sie hier ein Feld aus, dessen Inhalte Sie in der Datenübersicht ändern wollen. Es greift weiterhin die in der Konfiguration für das Feld eingerichtete Gültigkeitsprüfung. Ist das Feld nicht in der gewählten Übersicht vorhanden, wird es zusätzlich angezeigt.
• Schüler-Ids: Geben Sie hier die Schüler-Ids der Schüler ein, die Sie auswählen wollen. Diese Funktion ist insbesondere dann hilfreich, wenn Sie schriftliche Anmeldungsbestätigungen erhalten und geprüft haben und nun genau diese Schüler auswählen und in das Schulverwaltungsprogramm überspielen wollen. Trennen Sie die Ids mit einem Komma ohne Leerschritt. Am Anfang und am Ende darf kein Komma stehen. Nach der Eingabe der Ids klicken Sie rechts auf "Auswählen".
• Filtern oder Suchen: Wählen Sie ein Feld aus, das Sie für einen Filter benutzen möchten. Wählen Sie dann den Operator. "gleich *[...]*" bedeutet, dass mit Jokern vor und nach dem von Ihnen eingegebenen Suchtext gesucht wird. Sie können ein zweites Filterkriterium mit und/oder Verknüpfung festlegen.
• Feldinformationen: Mit einem Klick auf die Beschriftung "Feld" kann man sich Feldinformationen anzeigen lassen. Dort wird angezeigt, in wieviel Datensätzen das Feld gefüllt ist, wieviele unterschiedliche Daten es gibt und 10 Datenelemente als Beispiele.
• Anmeldezeitraum: Geben Sie das Datum mit 4-stelligem Jahr ein und eine Uhrzeit mit jeweils zweistelliger Stunde und Minute mit einem Doppelpunkt als Trennzeichen. Dieser Filter wirkt zusätzlich zu dem oben definierten Fillter und bezieht sich auf Datum und Uhrzeit der letzten Änderung am Datensatz, nicht auf den Zeitpunkt des Anlegens.
• Auwählen/Alle auswählen: Mit der Enter-Taste oder einem Klick auf die Schaltfläche "Auswählen" wird die Datenauswahl ausgeführt. Mit dem Klick auf "Alle auswählen" werden alle Daten angezeigt.

Benutzerdaten löschen

Wenn nach der Auswahl die Schülerdaten angezeigt werden, löschen Sie einzelne Schüler durch Anklicken des "Löschkreuzes". Um mehrere Datensätze zu löschen, markieren Sie diese mit dem jeweiligen Kontrollkästchen und klicken anschließend auf "Markierte Daten löschen". In beiden Fällen erscheint eine Bestätigungsmeldung.

Benutzerdaten ändern

Um Daten eines Schülers zu ändern, klicken Sie auf das jeweilige Symbol "Stift mit Blatt". Dadurch gelangen Sie in den Anmeldevorgang und können dort Änderungen vornehmen. Mit Hilfe der Pfeilsymbole in der Formularübersicht können Sie direkt zum benötigten Formular springen.

Wenn Sie für mehrere Schüler in einem Feld Daten ändern wollen, wählen Sie dieses Feld als "editierbares Feld" bei der Datenauswahl aus. Sie können den Inhalt dieses Feldes dann direkt in der Tabelle ändern. Schließen Sie die Änderungen durch Klicken von "Änderungen speichern" ab.

Daten exportieren/herunterladen

Schülerdaten können aus der Internet-Datenbank heruntergeladen werden, damit sie in das Schulverwaltungsprogramm eingespielt werden können. Wählen Sie zunächst die gewünschten Schüler aus. Entscheiden Sie dann, ob Sie nur die für den Export konfigurierten Datenfelder benötigen oder alle Datenfelder. Beim Klicken der Schaltfläche "Download" startet der Download und als Dateiname wird "schuelerdaten_[Datum]_[Uhrzeit].csv" vorgeschlagen. Wählen Sie nun das Verzeichnis, in dem die Daten gespeichert werden sollen.

Datenimport

In die Online-Anmeldung als auch in eine Vorschlagstabellen (z.B. Betriebstabellen) können vorhandene Daten (aus der Schülerverwaltung) über eine csv-Datei in das Online-System hochgeladen werden. Sie finden alle weiteren Informationen, wenn Sie im Fenster der Datenauswahl dem Link "Datenimport" folgen.

Schnittstelle zum Schulverwaltungsprogramm

Für den Import in das Schülerverwaltungsprogramm eignet sich die heruntergeladene csv-Datei. Jedes Schulverwaltungsprogramm hat eine Importschnittstelle, deren Spezifikationen unterschiedliche sind. In jedem Fall ist es aber notwendig, dass die Feldnamen der Internet-Datenbank mit den Feldnamen der Schulverwaltungdatenbank identisch sind. Diese Namen müssen bei der Feldkonfiguration entsprechend berücksichtigt werden (siehe auch Feldnamen ändern).

Vorgangsbeschreibung

• Im Internet Ihren Link zur Datenadministration benutzen.
• Benutzername und Passwort eingeben.
• In der Datenauswahl die gewünschten Daten auswählen. Beispiel alle Berufsschüler -> Feldauswahl "_bildungsgang", Operator: "gleich *[...]*"; Gesuchter Wert: "BS". Button "Auswählen".
• Daten werden angezeigt. (Evtl. Nur Exportfelder) -> Download
• Datei unter dem vorgeschlagenen Namen speichern.

Import in Ibis
• CSV-Datei in das Ibis-Progammverzeichnis "EIGEN" kopieren.
• Datei dort in temp.csv umbenennen.
• Ibis starten und Menü Tools / IBIS-Daten Ex -und Import / Import aus MS-Excel (Zwischenablage/Datei) / Weiter
• Datenübernahme aus Datei (temp.csv).
• "Vorhandene Datensätze updaten - keine Neuanlage" deaktivieren.
• "Weiter" -> Einlesevorgang beginnt.

Hinweis: Die csv-Datei kann auch vor dem Einlesevorgang in Excel bearbeitet werden. Dazu in ein leeres Excel-Blatt Daten/Externe Daten/Textdatei importieren / Semikolon-getrennte Werte importieren, in Excel bearbeiten und dann im CSV-Format speichern. Wichtig: Die zweite Warnmeldung "Ja/Nein/Hilfe" durch Klicken des Fensterkreuzes schließen. Die Datei wurde gespeichert. Die Speicheraufforderung danach ignorieren.

Datenpflege mit Regulären Ausdrücken

Beim Filtern von Daten wird auch der Operator "REGEXP" angeboten. Damit können Sie REGULÄRE AUSDRÜCKE als Suchkriterien eingeben. Dies dient insbesondere zum nachträglichen Herausfiltern von Fehleingaben und Tippfehlern, die den Gültigkeitsprüfungen der Anmeldung entgangen sind und die man korrigieren möchte.
Benutzen Sie REGEXP(true), wenn Sie Daten filtern wollen, die dem REGULÄREN AUSDRUCK entsprechen und REGEXP(false), wenn die Daten dem REGULÄREN AUSDRUCK nicht entsprechen.

Nutzen Sie dazu auch die Möglichkeit, bei der Datenauswahl ein editierbares Feld (zum Beispiel STRASSE) zu wählen. Das erleichtert eine effektive Korrektur.

Da reguläre Ausdrücke ein hochkomplexes Werkzeug sind, werden im Folgenden einige Ausdrücke aufgelistet, die Sie kopieren und in der Datenauswahl benutzen können:

Für Schreibfehler in Strassennamen:

^ | $| [a-ce-z]|[A-Z]{2,}|\.[^ ]| \.|  |- | -|[A-Za-z][1-9]     REGEXP (true)

    Erklärung:
    ^ | Kein Leerzeichen am Anfang
     $| Kein Leerzeichen am Ende
     [a-z]| Nach einem Leerschritt keine Kleinschreibung außer " d"
    [A-Z]{2,}| Keine 2 Großbuchstaben hintereinander
    \.[^ ]| Nach einem Punkt immer ein Leerschritt
     \.| Vor einem Punkt nie ein Leerschritt
     | Kein doppelter Leerschritt
     -| Kein Leerschritt vor dem Bindestrich
    - | Kein Leerschritt nach dem Bindestrich
    [A-Za-z][1-9]| Immer ein Leerschritt zwischen Buchstaben und Zahl

Kleinschreibung am Anfang eines Feldes:

^[a-z]     REGEXP (true)

Telefon- und Faxnummern:

^[1-9]{1}[0-9]*$|^[0+][+0-9]*([ -/]{1}[0-9]+)+$     REGEXP (false)

    Erklärung:
    Wenn am Anfang der Nummer eine 0 oder ein + steht, handelt es sich um eine Nummer mit Vorwahl oder sogar Landesvorwahl. Dann muss im Folgenden als Trennzeichen entweder ein Leerzeichen, ein "/" oder ein "-" erscheinen. Damit wird auch verhindert, dass Excel beim Datenimport die Telefonnummer als Zahl interpretiert und die führende 0 abschneidet.

Betriebstabelle / Hintergrunddaten

Vorschlagtabellen können eingerichtet werden, um bereits erfasste Daten in Verbindung mit einem Auswahlfeld automatisch anzeigen zu lassen.

Für Berufskollegs ist in der Regel eine Betriebe-Tabelle eingerichtet. Zu beachten ist, dass diese Tabellenverbindung nur im Formular "betrieb" wirksam ist. Dieses Formular kann nicht gelöscht werden.

Verwendung der Vorschlagstabelle am Beispiel von Ausbildungsbetrieben:

Der Benutzer wählt in einem Formular einen Ausbildungsberuf aus. In einem darauffolgenden Formular werden ihm dann (in einem Auswahlfeld) alle Firmen-Namen angezeigt, deren Daten in der Firmen-Hintergrundtabelle vorhanden sind. Nach der Auswahl des Firmen-Namens erscheinen automatisch alle weiteren Daten der ausgewählten Firma. Der Benutzer überprüft die Korrektheit der Daten und kann ggf. Daten ändern. Ein Link fordert ihn auf, eventuelle Änderungen (oder Neueingaben) per Mail an die Service-Mailadresse mitzuteilen. Die Service-Mailadresse kann in der allgemeinen Konfiguration eingestellt werden.

Alle Firmendaten, die zu diesem Ausbildungsberuf vorhanden sind, werden im Hintergrund vom Server geladen und können deshalb ohne erneute Serververbindung angezeigt werden. Nur bei übereinstimmenden Feldnamen werden Daten angezeigt.

Jede Firma wird eindeutig über den Namen und den Ausbildungsberuf identifiziert. Der gleiche Firmenname kann also mehrfach mit jeweils unterschiedlichen Berufen in der Firmentabelle vorkommen.

• Das Schulverwaltungsprogramm kann die Daten der Ausbildungsbetriebe in eine csv-Datei exportieren.
• Diese csv-Datei kann mit einer Tabellenkalkulation geöffnet und bearbeitet werden. Hier müssen eventuell den Ausbildungsbetrieben noch Berufe zugeordnet werden.
• Die erste Zeile dieser Dateien enthält die Feldnamen aus dem Schulverwaltungsprogramm.
• Sie haben jetzt die Möglichkeit, in der Konfiguration der Betriebstabelle die Feldnamen so einzustellen, dass sie mit den Feldnamen der oben genannten Export-Datei übereinstimmen >> Feldnamen nachträglich ändern. Eine andere Möglichkeit ist es, die Feldnamen in der ersten Zeile der csv-Datei anzupassen. Entscheidend ist, dass auch die Feldnamen der Online-Anmeldung mit denen der Betriebstabelle übereinstimmen.
• Die bearbeitete Importdatei des Schulverwaltungsprogramms kann jetzt in der Administration der Betriebstabelle importiert werden. Näheres zum Aufbau der csv-Datei siehe >> Datenimport

Die Verknüpfung zwischen Betriebsdaten und Online-Anmeldung herstellen:

• In der Konfiguration der Online-Anmeldung das Formular für Betriebsdaten auswählen.
• Link "Verknüpfung Betriebetabelle"
• Tabellenname: Wählen Sie hier den passenden Tabellennamen aus.
• Schlüsselfeld:
  Ein Feld der Hintergundtabelle, dessen Daten im Auswahlfeld angezeigt werden sollen (in diesem Fall der Firmen-Name). Anmerkung: Das zweite Schlüsselfeld wurde über die Auswahl des Berufs schon festgelegt.
• Auswahlfeld: In Ihrem Formular muss es ein Auswahlfeld geben, in welchem die Benutzer einen Eintrag auswählen können. Nach der Auswahl erscheinen dann die Daten, die in der Vorschlagtabelle dazu vorhanden sind. Das Programm überprüft, welche Feldnamen in der Hintergrundtabelle vorhanden sind und welche Feldnamen es im Formular gibt. Bei übereinstimmenden Feldnamen werden die entsprechenden Hintergrunddaten automatisch in dieses Formularfeld gesetzt. Der Inhalt dieses Firmennamen-Auswahlfeldes wird zwar in der Datenbank gespeichert, relevant ist aber der Firmenname im Textfeld. Dort sind Änderungen durch Benutzer möglich.
• Filter-Feld: Über den Inhalt dieses Feldes wird die Auswahl gefiltert. Das Feld muss sich in einem vorangegangenen Formular der Anmeldung befinden und auch in der Vorschlagtabelle vorkommen. Öffnet der Benutzer das Formular mit der Vorschlagtabelle, wird der Inhalt des Filterfeldes benutzt, um nur die Daten herauszufiltern, die in der Hintergrundtabelle ebenfalls diesen Inhalt haben.
  
  Beispiel: Filter-Feld "ausbildungsberuf"
  Wenn der Benutzer in einem vorangegangenen Formular einen Beruf gewählt hat, werden bei der Anzeige der Betriebe nur die Betriebe dieses Ausbildungsberufs zur Auswahl angeboten.

Absolute Begrenzung
Überschreitet die Anzahl der Auswahleinträge die hier angegebene Zahl oder ist der Wert = 0, wird die Funktion der Vorschlagtabelle deaktiviert.

Relative Begrenzung
Fall 1: Anzahl Vorschlagsdatensätze < Begrenzung
=>Alle Vorschlagsdaten werden beim ersten Formularaufruf übertragen und sind ohne neue Serververbindung verfügbar.
Fall 2: Anzahl Vorschlagsdatensätze > Begrenzung
=>Der gewünschte Datensatz der Vorschlagsdaten wird erst nach Benutzung des Auswahlfeldes vom Server geladen.

Konfiguration

Standardformulare

Standardformulare hinzufügen

FORMULAR EINFÜGEN

Fügen Sie ein Standardformular über den Link "Formular einfügen" ein und wählen Sie das gewünschte Standardformular. In der Regel gehören mehrere Standardformulare zusammen und funktionieren nur, wenn sie alle in der angegebenen Reihenfolge eingefügt werden.

Nach dem Einfügen müssen Sie die Standardformulare mit dem Link "Formular-Reihenfolge" richtig in Ihrem Formularablauf platzieren.

Oft werden bestehende Formulare durch Standardformulare ersetzt. Überflüssige Formulare können nach dem Einfügen der Standardformulare gelöscht werden, allerdings müssen zunächst die dort enthaltenen Felder einzeln gelöscht werden. Eventuell vorhandene Daten in diesen Feldern werden nur dann mit gelöscht, wenn das Feld nicht mehr in den neuen Formularen vorhanden ist.

Auch Standardformulare können in gewohnter Weise angepasst werden. Allerdings sollten Sie insbesondere bei den Sichtbarkeitseinstellungen vorsichtig sein, denn die Funktionalität hängt davon stark ab. Standardformulare können aber jederzeit auf den Ursprungszustand zurückgesetzt werden.

Standardformulare auf den aktuellen Stand (zurück-)setzen

Wenn Sie Änderungen an Ihrem Standardformular zurücksetzen wollen oder eine neue Version des Standardformulars einspielen wollen, können Sie das über den hervorgehobenen Link des Formulars tun.

Vor der Ausführung erscheint eine Beschreibung der neuen Version. Außerdem wird gewarnt, wenn es Abweichungen bei den Datenfeldern gibt.

Hier erkennen Sie sowohl die Formular-Version Ihres Formulars, als auch die aktuelle Version der Vorlage auf dem Server.

Wichtig: Wenn Sie ein Formular einer Standardformular-Gruppe auf den aktuellen Stand bringen wollen, dann müssen auch alle anderen Formulare der Gruppe auf dem aktuellen Stand sein, denn alle Formulare stehen in sehr enger Abhängigkeit voneinander.

Standardformulare für die Herkunftsschule und den mitgebrachten Schulabschluss

Eine feste Kombination von vier Standardformularen ermittelt schrittweise die Herkunftsschule und den mitgebrachten Schulabschluss.

Wichtiger Hinweis: Diese Standardformulare müssen alle in der angegebenen Reihenfolge benutzt werden.

1) Standardformular_Schulort:

Hier wird die Auswahl der offiziellen Liste der Gemeinden in NRW ergänzt durch Einträge "Ort in Nachbarland/Bundesland" angezeigt.

Wenn ein Eintrag "Ort in [Bundesland]" ausgewählt wird, dann wird die entsprechende Standard-Schulnummer gesetzt. Bei Einträgen "Ort in [Ausland]" wird ebenfalls die Schulform (AS) gesetzt. Das nachfolgende Formular "Auswahl der Schule" wird in diesen Fällen nicht angezeigt.

2) Standardformular_Herkunftsschule:

Hier wählt der Schüler im Auswahlfeld seine Schule in der gewählten NRW-Gemeinde aus, an der er das letzte Abschlusszeugnis erhalten hat. Die Straße der Schule ist aus Gründen der Eindeutigkeit an den Schulnamen angehängt.

Nach der Auswahl der Schule im Auswahlfeld werden die anderen unsichtbaren Felder im Hintergrund durch eine Serverabfrage gesetzt.

Das zusätzliche Feld "SCHULFORML" wird nur automatisch gefüllt, wenn mit der Schulwahl auch die Schulform eindeutig bestimmt ist: "H=Hauptschule"; "R=Realschule"; "GE=Gesamtschle"; "GY=Gymnasium"; "FW=Freie Waldorfschle". Ist die Schulform nicht eindeutig, z.B. an Berufskollegs, dann kommt das dritte "Standardformular_Schulform" zum Einsatz.

Das Standardformular_Herkunftsschule entfällt für "Ort in [Nachbarland/Bundesland]".

3) Standardformular_Schulform:

Wenn die Schule keine eindeutige Zuordnung der Schulform ermöglicht, was z.B. bei Berufskollegs oder Schulen außerhalb NRW der Fall ist, wird dieses Formular angezeigt und der Schüler muss seine Schulform auswählen. Angeboten wird die vollständige Liste der möglichen Schulformen in NRW (vgl. http://schulverwaltungsprogramme.msjk.nrw.de/download/DRCKBK.pdf). Trotz Bemühen um eine schülerfreundliche Formulierung sind Schüler hier ggf. auf die Hilfe einer beratenden Lehrerin angewiesen. Findet die Beratung räumlich getrennt von der Dateneingabe statt, kann als Hilfe der Schulformschlüssel benutzt werden. Dieser wird von der beratenden Lehrerin an Hand des Zeugnisses und einer entsprechenden Tabelle ermittelt und dem Schüler mitgeteilt. Der Schüler findet diesen Schlüssel dann im Auswahlfeld wieder. Alternativ könnte eine nachträgliche Prüfung an Hand der Zeugnisse von Schülern erfolgen, die nicht von allgemeinbildenden Schulen kommen.

Zusätzlich wird ein Kontrollkästchen angezeigt, das von Bewerbern aktiviert wird, die im Schuljahr vor Beginn der neuen Schule keine Schule besucht haben. Dies führt dazu, dass im nächsten Formular "Standardformular_Schulabschluss" das Feld "Schulform" nochmals angezeigt wird. Dort können die Bewerber angeben, welche nicht-schulische Tätigkeit sie ausgeübt haben.

4) Standardformular_Schulabschluss:

In Abhängigkeit der nun feststehenden Schulform sind nur noch einige Schulabschlüsse möglich und werden zur Auswahl angeboten. Dadurch wird vermieden, dass aus Sicht der Statistik eine ungültige Kombination zwischen Schulform und Abschluss gewählt wird. Allerdings kann es sein, dass Schülerinnen auch hier zur Auswahl des richtigen Abschlusses Hilfe benötigen. Dies konzentriert sich aber möglichweise auf eine bestimmte Herkunfts-Schulform, so dass eine selektive Nacharbeit durch die Schule anhand der Sommerzeugnisse ein guter organisatorischer Weg sein kann.

Schüler, die im Schuljahr vor Beginn der neuen Schule keine Schule besucht haben, können hier ihre Tätigkeit auswählen. Dadurch wird erreicht, dass die von der Statistik geforderten Werte für diesen Fall in das Feld Schulform gesetzt werden und trotzdem die Auswahl des Schulabschlusses auf die Abschlüsse der zuletzt besuchten Schulform eingeschränkt wird.

Organisatorische Aspekte

Passwortschutz des Administrations- und Konfigurationsbereichs (Login)

Der Administrations- und Konfigurationsbereich der Online-Anmeldung ist durch Benutzername und Passwort geschützt. Administrations- und Konfigurationsbereich werden mit unterschiedlichen Benutzernamen und Passwörtern geschützt. Passwortänderungen können unter ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN -> LOGIN-DATEN ÄNDERN geändert werden.

Möglichkeiten der Ablauforganisation

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Online-Anmeldung für Ihre Ablauforganisation passend zu gestalten. Sie können:

• eine Online-Anmeldung als vollständige Anmeldung ansehen,
• das unterschriebene/gestempelte Datenblatt als Fax zur Authentifizierung der Anmeldung benutzen,
• sich die Online-Anmeldung per Email bestätigen lassen,
• verlangen, dass der zukünftige Schüler die Anmeldung mit seinen anderen Unterlagen persönlich vorlegt,
• die Anmeldung lediglich auf einen Computerraum in Ihrer Schule beschränken, an dem die Schüler ihre Daten eingeben,
• nachträgliche Datenkorrekturen durch Benutzer zulassen, unterbinden oder einschränken. (Passwortabfrage für die Datenänderung durch Websitebenutzer einstellen)

Welches Verfahren Sie verwenden teilen Sie dem Benutzer auf Ihrer Schulwebsite mit. Zusätzlich können Sie einen Hinweis auf dem Datenblatt plazieren und eine Pop-Up-Meldung vor der Anzeige des Datenblattes erscheinen lassen.

Anmeldeverfahren auf Ihre Website einbinden

Zum Einbinden der Online-Anmeldung in Ihre Website benutzen Sie den Link, den Sie nach dem Einrichten Ihrer Anmeldung auf dem Webserver erhalten haben. Um die Anmeldung in einem neuen Fenster ohne Menü und Symbolleisten laufen zu lassen, können Sie folgenden Link benutzen:

<a href='' onclick='window.open("[IHR LINK]", "Anmeldung", "dependent=yes, menubar=no, width=650,scrollbars=yes, height=700, status=no, left=70, top=0,toolbar=no, titlebar=no, resizable=yes"); return false;'>Start der Anmeldung</a>

Mit top und left legen Sie pixelweise die Position der oberen linken Ecke des neuen Fensters fest. Mit width und height legen Sie die Höhe und Breite des Fensters fest.

Schutz vor Phantasie-Anmeldungen

Die Software kann prinzipiell nicht zwischen ernsthaften und nicht-ernsthaften Anmeldungen unterscheiden. Erfahrungen beim Einsatz des Verfahrens haben gezeigt, dass nur sehr wenig Phanatsie-Anmeldungen stattfinden, und dass diese auch als solche zur erkennen sind. Grundsätzlich schützt Sie aber eine geeignete Ablauforganisation sehr zuverlässig. (siehe Möglichkeiten der Ablauforganisation)

Passwortabfrage für die Datenänderung durch Benutzer

ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN
Für jeden Benutzer, der sich anmeldet, wird automatisch ein zufälliges 6-stelliges Kennwort vergeben. Dieses dient dem Schutz vor unbefugten Datenänderungen. Sie können einstellen, ob dieses Kennwort immer, nie oder nur bei abgeschlossenen Anmeldungen abgefragt wird, wenn ein Benutzer seine Daten ändern will. Sie können nachträgliche Änderungen durch Benutzer auch ganz sperren. (siehe auch Benutzer korrigieren ihre Daten).

Automatische Email-Bestätigung

ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN

• Emailbestätigung Adressfeld: Geben Sie das Datenfeld an, an die eine Email-Bestätigung (z.B. für Betriebe) nach Abschluss der Anmeldung automatisch versandt wird. Das interne Datenfeld "email_verify" erhält den Statuswert 1.
• Emailbestätigung Betreff: Geben Sie den Text der Betreffzeile der automatischen Email-Bestätigung an. Dynamische Inhalte können in der Form [datenfeldname] eingebunden werden.
• Emailbestätigung Text: Geben Sie den Text der automatischen Email-Bestätigung an. Dynamische Inhalte können in der Form [datenfeldname] eingebunden werden.
• Rückantwort-Link: Mit [antwortlink] im Email-Text wird ein Link erzeugt. Klickt der Empfänger dieses an, wird er/sie auf die OSA-Seite geleitet und bekommt die Nachricht, dass seine Bestätigung der Email angekommen ist. Das interne Datenfeld "email_verify" erhält den Status 2. Somit kann man beispielsweise sicherstellen, dass ein sicherer Email-Kontakt zu einem Betrieb gegeben ist.

Allgemeine Einstellungen

Unter ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN können Sie Folgendes festlegen:

• (siehe Passwortabfrage für die Datenänderung durch Websitebenutzer einstellen)
• Beschriftung des Startbuttons - Beschriftung des Abschlussbuttons
• Kontakt-Mailadresse, an welche sich Mails von Benutzern richten sollen.
• Hinweistext zum Datenschutz, der auf der Startseite angezeigt wird.
• Hinweistext zum Datenschutz, der auf der Startseite angezeigt wird.
• Datenanzeige im Tabellenkopf: Bitte geben Sie (durch Kommata getrennt) die Feldnamen an, deren Daten im Kopfbereich während der Anmeldung angezeigt werden sollen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, werden die Schlüsselfelder angezeigt. Das sind üblicherweise Nachname, Vorname und Geburtsdatum.
• Unvollständige Anmeldungen können automatisch 8 Stunden nach der letzten Änderung gelöscht werden.

Deaktivierung der Anmeldung und Wirksamkeit von Konfigurationsänderungen

ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN -> AKTIVIERUNG
Sie können die Anmeldung in Zeiten deaktivieren, in denen keine Anmeldungen vorgesehen sind.

In der Konfiguration wird Ihnen der Start des letzten noch nicht abgeschlossenen Anmeldevorgangs angezeigt, damit Sie nicht Gefahr laufen, beim Deaktivieren einen Benutzer zu unterbrechen.

Alle Änderungen an der Konfiguration sind sofort wirksam. Es ist daher ratsam, die Anmeldung für die Zeit der Konfigurationsarbeiten zu deaktivieren oder nur für Administratoren zugänglich zu machen. Wenn Der Datenbereich von Vorschlagtabellen (i.d.R. Ausbildungsbetriebe) sollte stets nur Administratoren zugänglich gemach werden.

Das Datenblatt gestalten

Unterschriftzeile auf dem Datenblatt

PRINTEINSTELLUNGEN
Geben Sie hier an, ob eine Unterschriftzeile auf dem Datenblatt erscheinen soll, oder nicht. Geben Sie dazu auch den gewünschten Text ein. Der Tag <br> dient als Zeilenumbruch.

Titel des Datenblatts

PRINTEINSTELLUNGEN
Geben Sie an, welchen Titel das Datenblatt haben soll.

Erste Zeile

Unterhalb des Datenblatt-Titels wird die erste Datenzeile ausgegeben. Typischerweise wird dort mindestens die Id-Nummer des Systems [_id] und der Anmeldezeitpunkt [jetzt] ausgegeben. Sie können diese Zeile gestalten, indem Sie Platzhlater der Form [xy-feldname] (z.B. [SCHUELERNA]), [jetzt] oder [heute] verwenden. Schließen Sie Elemente, die Sie fettgedruckt haben wollen, mit den Tags <b>...</b> ein. Die Zeichen "Semikolon" und "Senkrechtstrich" können nicht verwendet werden, weil sie besondere Funktionen haben.

Zeilenhöhe des Datenblatts

PRINTEINSTELLUNGEN
Mit dem Verändern der Zeilenhöhe im Datenblatt bestimmen Sie, wie sich die Daten auf dem Datenblatt verteilen. Eine geringe Zeilenhöhe wird benötigt, wenn Sie viele Daten auf einem Blatt unterbringen müssen.

Hinweistext auf dem Anmeldebogen einfügen

Fügen Sie ein unsichtbares Beschriftungsfeld im Formular "Abschluss" ein, dessen Name mit "anmeldebogen_" beginnt (z.B. "anmeldebogen_berufsschule"). Der Text dieses Beschriftungsfeldes wird dann unterhalb der Daten des Anmeldebogens ausgedruckt. Stellen Sie ggf. die Sichtbarkeit für einzelne Bildungsgänge ein.

Für den Datenausdruck können Sie Hinweistexte zu jedem Bereich folgendermaßen einrichten.

• Beschriftungsfeld im letzten Formular einfügen Fügen Sie im letzten Formular ein Beschriftungsfeld ein, dessen Name mit "anmeldebogen_" beginnt. Beispiel: "anmeldebogen_berufsschule"
• Text eingeben Geben Sie für das Beschriftungsfeld den Text ein, der auf dem Datenausdruck unter den Daten erscheinen soll.
• Unsichtbar einstellen Stellen Sie die Sichtbarkeit des Hinweisfeldes so ein, dass es generell 'unsichtbar' ist. So erscheint es nicht bei der Dateneingabe, sondern nur auf dem Anmeldebogen.
• Sichtbarkeit für Bereiche einstellen Gleichzeitig stellen Sie die Sichtbarkeit des Feldes so ein, dass der Hinweistext nur in den gewünschten Bereichen auf dem Anmeldebogen erscheint. Beispiel: Nur sichtbar für "Berufsschule"

Felder für das Datenblatt bestimmen

FELD - BEARBEITEN
Stellen Sie bei der Feldeigenschaften ein, ob ein Feld auf dem Datenblatt erscheinen soll oder nicht.

Pop-up Meldung bei der Anzeige des Datenblatts

PRINTEINSTELLUNGEN
Wenn Sie eine Pop-up Meldung vor der Anzeigen des Datenblattes wünschen, um den Benutzer auf etwas Wichtiges hinzweisen, dann können Sie den Text hier eingeben.

Felderbeschriftung auf dem Datenblatt

FELD – BEARBEITEN - BESCHRIFTUNG AUF DEM DATENBLATT
Die Beschriftung der Felder auf dem Datenblatt muss nicht mit der Beschriftung bei der Dateneingabe übereinstimmen. In vielen Fällen soll die Beschriftung auf dem Datenblatt kürzer sein, damit für das Datenelement nur eine Zeile benötigt wird.

Überschriften für Gruppierungen auf dem Datenblatt

FORMULAREIGENSCHAFTEN - ANMELDEBOGEN
Die Datenfelder auf dem Datenblatt sind so gruppiert, dass jeweils eine Überschrift die Daten eines Eingabeformulars gruppiert. Die Gruppen und die Datenelemente erscheinen in der gleichen Reihenfolge, wie in der Dateneingabemaske. Für jede Datengruppe=Eingabemaske können Sie für das Datenblatt einen Überschrifttext festlegen. Standardmäßig entspricht diese Überschrift dem Formulartitel. Wenn Sie die Beschriftung für das Datenblatt leer lassen, erscheint statt der Beschriftung nur eine Trennlinie.

Formulare konfigurieren

Formulare zur Konfiguration auswählen

Klicken Sie auf die grauen Pfeile in der Formularübersicht des Konfigurationsmodus um ein Formular auszuwählen.

Formulare einfügen

FORMULARE EINFÜGEN
Wenn Sie ein Formular einfügen, wird dieses zunächst an die vorletzte Position gesetzt und in der Formularübersicht fett hervorgehoben. Stellen Sie nach dem Einfügen die gewünschten Formulareigenschaften ein und fügen Sie Datenfelder oder Hinweisfelder hinzu. Der Fettdruck kann durch Entfernen der <b>Tags in den Formulareigenschaften zurückgesetzt werden. Nach dem Anlegen eines neuen Formulars ist dieses zunächst nur für Administratoren sichtbar. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie das Formular für alle sichtbar machen. (siehe Sichtbarkeit von Formularen einschränken)

Formular-Reihenfolge festlegen

FORMULARE VERSCHIEBEN
Wählen Sie zunächst aus dem Listenfeld das Formular aus, das verschoben werden soll und anschließend unten das Formular, vor das es platziert werden soll. Klicken Sie dann auf „platzieren“. Um das Formular an die letzte Stelle zu setzen, klicken Sie auf „Ans Ende setzen“.

Sichtbarkeit von Formularen einschränken

SICHTBARKEIT EINSCHRÄNKEN
Wählen Sie, ob ein Formular für alle, oder nur für Administratoren sichtbar sein soll.

Wenn ein Formular nur in bestimmten Fällen, oder in bestimmten Fällen nicht sichtbar sein soll, wählen unter "NEUE EINSCHRÄNKUNG ÜBER DAS FELD" ein Feld aus. Der Inhalt dieses Feldes soll über die Sichtbarkeit des Formulars entscheiden. Es können nur Felder genutzt werden, die in einem Formular vor dem aktuellen Formular vorkommen, damit auf dem Server auf gespeicherte Wert zugegriffen werden kann.

Nachdem Sie das Steuerfeld gewählt haben, wählen Sie eine Option "nur" oder "nicht" und klicken auf "hinzufügen".

Im folgenden Dialog wählen Sie Inhalte des Steuerfeldes aus, bei denen eine Sichtbarkeit bzw. Unsichtbarkeit eingestellt werden soll. Benutzen Sie dazu ggf. das Drop-Down-Listenfeld und den Pfeil nach rechts. Zum Löschen von Werten aus der "Werte-Liste" klicken Sie auf das rote "Löschkreuz" vor dem Eintrag. Um alle Einträge zu löschen, klicken Sie auf den "Pfeil-nach-links-mit-Balken".

Der Link " SICHTBARKEIT EINSCHRÄNKEN" erscheint nicht im Startformular.

Formulare löschen

FORMULAR LÖSCHEN
Formulare können erst dann gelöscht werden, wenn alle Daten- und Hinweisfelder gelöscht wurden.
Das Startformular kann nicht gelöscht werden.

Cookies für Formulare aktivieren

FORMULAREIGENSCHAFTEN
Wenn Sie für eine Formular Cookies verwenden wollen, aktivieren Sie diese Funktion. Legen Sie anschließend in der FELDKONFIGURATION unter "WEITERE EIGENSCHAFTEN" die Felder fest, deren Daten in einem Cookie gespeichert werden sollen.

Datenfeld in ein Formular einfügen

DATENFELD EINFÜGEN
Bei der Angabe des neuen Feldnamens sind nur Buchstaben, Zahlen und der Unterstrich erlaubt. Sie sollten den gleichen Feldnamen benutzen, der von Ihrem Schulverwaltungsprogramm benutzt wird. Nur dann ist es möglich, dass die Daten dort später eingelesen werden. Der Feldname ist unabhängig von der Beschriftung des Feldes. Bei aktiver Anmeldung und sichbarem Formular ist das neue Feld nach dem Anlegen zunächst nur für Administratoren sichtbar. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie das Feld für alle sichtbar machen.

Im Auswahlfeld Kopie von können Sie ein vorhandenes Feld auswählen, dessen Einstellungen für das neue Feld übernommen werden sollen. In diesem Fall muss kein Feld-Typ angeben werden.

Als Feldtypen steht Ihnen folgende Auswahl zur Verfügung

• Textfeld: Auch Zahlenwerte werden als Text gespeichert. Sie können später in den Gültigkeitsbedingungen ggf. dafür sorgen, dass nur Zahlen eingegeben werden.
• Datumsfeld: Die Eingabe in Datumsfelder muss in der Form zweistelliger Tag, zweistelliger Monat und vierstelliges Jahr erfolgen: "00.00.0000". Es können Datumsbereiche in den Gültigkeitsbedingungen angegebenen werden.
• Auswahlfeld (Drop-Down): Die Inhalte, die in diesem Herunterklapp-Auswahlfeld erscheinen, können Sie später einstellen (siehe Auswahl von Auswahlfeldern bearbeiten). Drop-Down-Felder können später in Radio-Buttons umgeändert werden.
• Auswahl (Radio-Buttons): Die Inhalte, die zu den Radio-Buttons erscheinen, können Sie später einstellen (siehe Auswahl von Auswahlfeldern bearbeiten). Radio-Buttons können später in Drop-Down-Felder umgeändert werden.
• Mehrzeiliges Textfeld: Die maximale Textlänge ist standardmäßig auf 500 Zeichen eingestellt. Sie können diesen Wert in den Gültigkeitsbedingungen ändern.
• Kontrollkästchen: Inhalte von Kontrollkästchen werden in der Form von 1=ausgewählt und 0=nicht ausgewählt gespeichert.
• Kontrollkästchen (ohne Speicherung): Hier können Sie die Benutzer beispielsweise auffordern, die Kenntnisnahme einer Information zu bestätigen, ohne dies in der Datenbank zu speichern.

Geben Sie zusätzlich die gewünschte Position des Feldes im Formular an, indem Sie ein vorhandenes Feld auswählen, vor das das neue Feld eingefügt werden soll.

Beschriftung einfügen

Mit Beschriftungsfeldern beschriften und gruppieren Sie die Eingabeformulare. Legen Sie zunächst einen Namen fest, um anschließend den Text und die Position zu bestimmen. Sie haben folgende Formatierungsmöglichkeiten:

• <b>Dieser Text erscheint Fett</b>
• <br> Zeilenumbruch

Feld in ein anderes Formular verschieben

(FELD) BEARBEITEN – FELD VERSCHIEBEN
Wählen Sie ein Formular aus, in das Sie das Feld verschieben wollen.

Felder konfigurieren

Felder einfügen

(siehe Datenfeld in ein Formular einfügen)

Felder-Reihenfolge festlegen

FELDER-REIHENFOLGE
Wählen Sie zunächst aus dem Listenfeld das Feld aus, das verschoben werden soll und anschließend unten das Feld, vor das es platziert werden soll. Klicken Sie dann auf „platzieren“. Um das Feld an die letzte Stelle zu setzen, klicken Sie auf „Ans Ende setzen“.

Feldbeschriftung

(FELD) BEARBEITEN
Der Beschriftungstext wird vor dem Eingabefeld angezeigt.
Der Hinweistext wird hinter dem Eingabefeld angezeigt.
Sie können eine abweichende Beschriftung für das Datenblatt/ den Anmeldebogen eingeben.
Benutzen Sie den Tag <br> für Zeilenumbrüche und den Tag <b>[Text...]</b> für Fettdruck.

Standardwerte und Exportfeld-Eigenschaft

Sie können für jedes Feld einen Standardwert eingeben, der angezeigt wird, wenn der Benutzer noch keine eigenen Daten eingegeben hat. In Auswahlfeldern ist dies der Schlüsselwert. Bestimmen Sie unter „Exportfeld“, ob das Feld für den Import in das Schülerverwaltungsprogramm vorgesehen ist.

Pflichtfeld-Eigenschaft

Wenn Sie ein Feld als Pflichtfeld definieren, muss der Benutzer dort eine Eingabe machen. Bei Kontrollkästchen muss in diesem Fall ein Haken gesetzt sein. Wenn ein Kontrollkästchen auch deaktiviert sein darf, darf es nicht als Pflichtfeld deklariert sein.

Feldtypen

(siehe Datenfeld in ein Formular einfügen)

Feld-Sichtbarkeit

(FELD) BEARBEITEN – SICHTBARKEIT
Sie können festlegen, ob ein Feld für alle Benutzer sichbar ist, nur für Administratoren sichtbar ist oder unsichtbar bleiben soll. Unsichtbare Felder dienen entweder dazu, ein Datenbankfeld immer mit einem Standardwert zu füllen oder Textwerte von Schlüsselfeldern zu speichern. (siehe Neben den Schlüsselwerten in Auswahlfeldern automatisch auch deren Langtext speichern). Wenn die Anmeldung nicht deaktiviert und das Formular sichtbar ist, sind neue Datenfelder zunächst nur für Administratoren sichtbar konfiguriert und müssen später für alle Benutzer sichtbar gemacht werden.

Sichtbarkeit nach Benutzereingaben steuern. Sie können Felder sichtbar oder unsichtbar machen in Abhängigkeit davon, welche Werte die Benutzer in den vorangegangenen Formularen ausgewählt haben. In der Regel wird dies von der Wahl des Bildungsganges abhängen. Es kann sich jedoch prinzipiell auf alle Auswahlfelder beziehen.

Wenn Sie die Sichtbarkeit auf bestimmte Bildungsgänge abstimmen wollen, wählen Sie im FELD BEARBEITEN Fenster bei ANZEIGESTEUERUNG das Feld aus, das die Sichtbarkeit steuern soll (z.B. "_bildungsgang"). Danach stellen Sie unter SICHTBARKEIT ein, ob das Feld nur für einzelne Bidlungsgänge sichtbar sein soll. Sie können auch das Feld grundsätzlich sichtbar lassen und es nur für einzelne Bildungsgänge ausblenden.

Wählen Sie im Auswahlfeld links einen Wert aus. Mit den Pfeilsymbolen können Sie diesen Wert zu der Liste rechts hinzufügen oder aus dieser wieder löschen.

Gültigkeitsprüfung von Benutzereingaben

KLICK AUF DAS EINGABEFELD
In Text-, Datums- und Langtextfeldern wird die aktivierte Gültigkeitsprüfung als Link angezeigt. Wenn Sie auf das Eingabefeld klicken, können Sie folgende Gültigkeitsbedingungen festlegen:
- Zahl (mit Min- und Maxwert)
- Datum (mit Min- und Maxwert)
- Quersumme der Ziffern (mit Min- und Maxwert) Buchstaben werden ignoriert und sollen das Prinzip verschleiern. Für Zugangskennwörter, die man Bewerbern geben kann.
- Textlängenbegrenzung (mit Min- und Maxwert)
- Beginnt mit einem Großbuchstaben
- Postleitzahl (5 Zahlen)
- Emailadresse (erlaubte Zeichen und @)
- Telefon (siehe Datenpflege mit Regulären Ausdrücken )
- Strasse (siehe Datenpflege mit Regulären Ausdrücken )


Sie haben zusätzlich die Wahl, ob Sie die Eingabe blockieren oder nur eine Warnmeldung ausgeben wollen.

Feldbreite und Ausrichtung der Beschriftung

FELD - BEARBEITEN - WEITERE EIGENSCHAFTEN
Stellen Sie hier die Feldbreite ein. 1 entspricht dem Platz, der i.d. Regel für einen Buchstaben benötigt wird. Für Postleitzahlfelder bietet sich also die Breite 5 an.

Die vertikale Ausrichtung der Beschriftung kann eingestellt werden. Das ist insbesonderen bei Beschriftungen von Langtextfelder interessant.

Cookies für Felder verwenden

FELD - BEARBEITEN - WEITERE EIGENSCHAFTEN
Die Daten eines Feldes können in einem Cookie auf dem PC des Benutzers gespeichert werden. Das ist insbesondere dann nützlich, wenn mehrere Schüler, z.B. von Firmen angemeldet werden. Wenn für die Firmendaten Cookies aktiviert sind, dann werden die Felder automatisch vorbesetzt, wenn diese schon einmal ausgefüllt worden sind.
Wichtig:Die Verwendung von Cookies muss zusätzlich in der Formularkonfiguration für das zugehörige aktiviert sein.

In Auswahlfeldern mit Schlüsselwerten auch die Textwerte speichern

Um aus einem Auswahlfeld heraus einen Schlüsselwert (z.B. "A/12/05") zu speichern, aber trotzdem ein anderes Feld mit einem "sprechenden" Inhalt zu haben (z.B. "Bankkauffrau/-kaufmann"), das auf dem Anmeldebogen erscheint, gehen Sie folgendermaßen vor:

Fügen Sie im gleichen Formular ein unsichtbares Datenfeld ein, das den Namen des Auswahlfeldes trägt, aber mit "_text" endet. Beispiel:
Auswahlfeld = ausbildungsberuf
Unsichtbares Feld = ausbildungsberuf_text
Dann trägt ein Script automatisch den Schlüsselwert im Feld "ausbildungsberuf" ein und den dazugehörigen Text "Bankkauffrau/-kaufmann" in das Feld "ausbildungsberuf_text". Konfigurieren Sie beide Felder dann so, dass nur das "sprechende" Feld auf dem Anmeldebogen erscheint. (siehe Felder für das Datenblatt bestimmen.)

Auswahlfelder durch andere Auswahlfelder steuern

Damit ein Auswahlfeld ein anderes Auswahlfeld steuert, muss im steuernden Auswahlfeld das zu steuernde Auswahlfeld in WEITEREN EIGENSCHAFTEN - ANDERES FELD VORBESETZEN gewählt werden. Beide Auswahlfelder müssen sich im gleichen Formular befinden. Die Auswahloptionen des untergeordneten müssen so in eine Reihenfolge gebracht werden, dass sie zu den übergeordneten Auswahloptionen passen. Wählt der Benutzer im übergeordneten Auswahlfeld eine Option aus, wird im untergeordneten Auswahlfeld automatisch die Option an der gleichen Reihenfolgeposition ausgewählt. Untergeordnete Auswahlfelder sind in der Regel "unsichtbar" eingestellt.

Feldnamen nachträglich ändern

FELD - BEARBEITEN - FELDNAMEN ÄNDERN
Bevor Sie den Feldnamen ändern können, werden zunächst die Feldinformationen angezeigt. Dann erst klicken Sie auf "Feldnamenänderung durchführen" und geben einen neuen Namen ein. Nur Buchstaben, Zahlen und der Unterstrich sind erlaubt.

Auswahl von Auswahlfeldern bearbeiten

Option hinzufügen

FELD - AUSWAHL BEARBEITEN - OPTION HINZUFÜGEN
Bei Auswahlfeldern unterscheidet man zwischen dem angezeigten Wert und dem zu speichernden Wert. Benötigen Sie zusätzlich den Textwert, der angezeigt wird, etwa für das Datenblatt, dann schauen Sie unter Langtext speichern

Geben Sie die gewünschte Position an. Ist die gewünschte Position schon besetzt, wird diese der neuen Option zugewiesen und die bishierige Option verschiebt sich nach unten.

Ist für das Feld eine Anzeigesteuerung eingestellt, können Sie das Feld für bestimmte Werte des Steuerfeldes sichtbar bzw. unsichtbar machen.

Die Schaltfläche "Speichern und Neu" ist dazu vorgesehen, mehrere Werte einzugeben.

Option bearbeiten oder verschieben

FELD - AUSWAHL - BEARBEITEN
Wählen Sie das Stiftsymbol, um eine Option zu bearbeiten. Um eine Option zu verschieben, geben Sie die gewünschte Position an. Sollte die Postion schon besetzt sein, wird die andere Option nach unten verschoben.

Option löschen

FELD - AUSWAHL BEARBEITEN
Benutzen Sie das Symbol mit dem roten Kreuz, um eine Option zu löschen. Es wird eine Löschbestätigung angezeigt.

Optionen exportieren

FELD - AUSWAHL BEARBEITEN - EXPORTIEREN
Der Export startet sofort. Geben Sie den Dateinamen und den Zielort an. Nach dem Export können Sie die Datei mit einer Tabellenkalkulation öffnen, weitere Optionen hinzufügen oder Optionen bearbeiten. Die Feldnamen und die Tabellenstruktur darf nicht verändert werden.

Speichern Sie die bearbeitete Exportdatei als "*.csv-Datei" ab. Diese Datei kann nun wieder importiert werden.

Optionen bearbeiten und importieren

FELD - AUSWAHL BEARBEITEN
Das Stift-Symbol, das zu jeder Option angezeigt wird, öffnet das Fenster, in dem die Option bearbeitet werden kann.

Zum Importieren klicken Sie auf "csv-Datei einfügen". Im nachfolgenden Fenster werden alle weiteren Details erklärt.

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